Business Hub Kundenleitfaden

Dieser Leitfaden deckt ab, wie Sie Kunden, Kontakte, Notizen, Timeline, Aufgaben und Follow-ups in Business Hub verwalten — dem CRM-Kern von Ottili ONE.

Kundenmanagement

Kunden erstellen

Kunden sind das Fundament Ihres Geschäftsbetriebs. Um einen neuen Kunden zu erstellen:

1. Navigieren Sie zu Business Hub → Kunden

2. Klicken Sie auf "Neuer Kunde"

3. Füllen Sie die erforderlichen Informationen aus:

- Name*: Kundenname (Einzelperson oder Organisation)

- E-Mail*: Primäre Kontakt-E-Mail

- Telefon*: Primäre Kontakt-Telefonnummer

- Adresse*: Rechnungs- und Lieferadresse

4. Optional hinzufügen:

- Unternehmensdetails*: Unternehmensname, Branche, Unternehmensgröße

- Benutzerdefinierte Felder*: Geschäftsspezifische Informationen

- Tags*: Für Kategorisierung und Filterung

5. Klicken Sie auf "Speichern"

Kundentypen

B2C-Kunden*: Einzelne Verbraucher mit persönlichen Kontaktinformationen.

B2B-Kunden*: Organisationen mit Unternehmensdetails. Für B2B-Kunden können Sie:

• Mehrere Kontakte mit einer Organisation verknüpfen
• Unternehmensweite Informationen verfolgen (Branche, Größe, Umsatz)
• Beziehungen auf Kontakt- und Unternehmensebene verwalten

Kundenstatus und Lebenszyklus

Kunden können verschiedene Status haben:

• Aktiv*: Derzeit engagierter Kunde
• Inaktiv*: Keine kürzliche Aktivität
• Prospect*: Potenzieller Kunde noch nicht konvertiert
• Abgewandert*: Ehemaliger Kunde

Lebenszyklusstufen verfolgen, wo ein Kunde in Ihrer Beziehung steht:

• Lead*: Erster Kontakt, noch nicht qualifiziert
• Prospect*: Qualifizierter potenzieller Kunde
• Kunde*: Aktiver zahlender Kunde
• Abgewandert*: Kundenbeziehung beendet

Kundendetails anzeigen

Klicken Sie auf einen Kunden, um die Detailansicht zu öffnen, die zeigt:

• Kontaktinformationen und Unternehmensdetails
• Kommunikationshistorie (E-Mails, Anrufe, Notizen)
• Verwandte Datensätze (Bestellungen, Rechnungen, Aufgaben, Deals)
• Timeline aller Aktivitäten
• Customer 360-Ansicht (umfassende Übersicht)

Kontaktmanagement

Kontakte hinzufügen

Für B2B-Kunden können Sie mehrere Kontakte hinzufügen:

1. Öffnen Sie den Kundendatensatz

2. Gehen Sie zum Abschnitt Kontakte

3. Klicken Sie auf "Kontakt hinzufügen"

4. Füllen Sie Kontaktdetails aus:

- Name*: Name der Kontaktperson

- Rolle*: Jobtitel oder Position

- E-Mail*: Kontakt-E-Mail

- Telefon*: Kontakt-Telefon

5. Klicken Sie auf "Speichern"

Kontakte verwalten

• Aktualisieren*: Kontaktinformationen bei Bedarf bearbeiten
• Archivieren*: Kontakte entfernen, die nicht mehr relevant sind (Soft Delete)
• Primärer Kontakt*: Designieren Sie einen primären Kontakt für jeden Kunden

Notizen und Kommunikation

Notizen hinzufügen

Notizen erfassen wichtige Informationen über Kundeninteraktionen:

1. Öffnen Sie den Kundendatensatz

2. Gehen Sie zum Abschnitt Notizen

3. Klicken Sie auf "Notiz hinzufügen"

4. Schreiben Sie Ihre Notiz

5. Optional:

- Sichtbarkeit festlegen (privat, Team, öffentlich)

- Tags für Organisation hinzufügen

- Mit verwandten Datensätzen verknüpfen

6. Klicken Sie auf "Speichern"

Notiztypen

• Kommunikationsnotizen*: Aufzeichnung von Anrufen, E-Mails, Meetings
• Interne Notizen*: Team-interne Beobachtungen und Entscheidungen
• Follow-up-Notizen*: Erinnerungen für zukünftige Aktionen

Kommunikationshistorie

Die Timeline erfasst automatisch:

• Gesendete und empfangene E-Mails
• Anrufprotokolle
• Notizhinzufügungen
• Aufgabenabschlüsse
• Bestell- und Rechnungsänderungen

Timeline und Aktivitäten

Kunden-Timeline

Die Timeline bietet eine chronologische Übersicht aller Kundenaktivitäten:

• Aktivitäten*: E-Mails, Anrufe, Meetings, Notizen
• Transaktionen*: Bestellungen, Rechnungen, Zahlungen
• Aufgaben*: Erstellt, abgeschlossen, überfällige Aufgaben
• Deals*: Pipeline-Bewegungen und Statusänderungen

Timeline filtern

Verwenden Sie Filter, um auf bestimmte Aktivitäten zu fokussieren:

• Aktivitätstyp*: Nur Kommunikation, Transaktionen oder Aufgaben anzeigen
• Datumsbereich*: Aktivitäten innerhalb eines bestimmten Zeitraums anzeigen
• Benutzer*: Nach Benutzer filtern, der die Aktion ausgeführt hat

Aufgaben und Follow-ups

Aufgaben erstellen

Aufgaben helfen Ihnen, Follow-ups und Action Items zu verfolgen:

1. Öffnen Sie den Kundendatensatz

2. Gehen Sie zum Abschnitt Aufgaben

3. Klicken Sie auf "Aufgabe hinzufügen"

4. Füllen Sie Aufgabendetails aus:

- Titel*: Kurze Beschreibung der Aufgabe

- Beschreibung*: Detaillierte Anweisungen

- Fälligkeitsdatum*: Wann die Aufgabe abgeschlossen sein soll

- Priorität*: Niedrig, normal oder hoch

- Zugewiesener*: Wer für die Aufgabe verantwortlich ist

5. Klicken Sie auf "Speichern"

Aufgabentypen

• Follow-up*: Rückrufe, E-Mails, Check-ins
• Administrativ*: Papierkram, Dokumentation
• Vertrieb*: Angebotserstellung, Verhandlung
• Support*: Problemlösung, Kundenservice

Aufgaben verwalten

• Aktualisieren*: Aufgabenstatus, Priorität oder Fälligkeitsdatum ändern
• Abschließen*: Aufgaben als erledigt markieren, wenn fertig
• Neu zuweisen*: Aufgaben an andere Teammitglieder übertragen
• Verknüpfen*: Aufgaben mit bestimmten Kunden, Deals oder Bestellungen verbinden

Follow-up-Erinnerungen

Richten Sie automatische Follow-ups ein:

• Wiederkehrende Aufgaben*: Regelmäßige Check-ins (wöchentlich, monatlich)
• Trigger-basiert*: Aufgaben, die automatisch basierend auf Ereignissen erstellt werden
• Fälligkeitsbenachrichtigungen*: Benachrichtigungen, wenn Aufgaben sich dem Fälligkeitsdatum nähern

Customer 360-Ansicht

Die Customer 360-Ansicht bietet eine umfassende Übersicht:

Kennzahlen

• Gesamtumsatz vom Kunden
• Bestellhäufigkeit und -wert
• Zahlungshistorie und -status
• Anzahl der Support-Tickets
• Datum der letzten Aktivität

Beziehungshealth

• Engagement-Score basierend auf Aktivität
• Kommunikationshäufigkeit
• Reaktionszeit-Metriken
• Zufriedenheitsindikatoren

Cross-Module-Verbindungen

• Deals*: Aktive und abgeschlossene Opportunities
• Bestellungen*: Kaufhistorie und Status
• Rechnungen*: Abrechnung und Zahlungsstatus
• Aufgaben*: Offene und abgeschlossene Follow-ups
• Notizen*: Kommunikationshistorie

Best Practices

Datenqualität

• Halten Sie Kundeninformationen aktuell und genau
• Verwenden Sie konsistente Namenskonventionen
• Überprüfen und aktualisieren Sie Kontaktdaten regelmäßig
• Archivieren Sie inaktive Kunden, um Listen sauber zu halten

Kommunikation

• Protokollieren Sie jede bedeutende Interaktion
• Verwenden Sie Notizen, um Kontext und Entscheidungen festzuhalten
• Erstellen Sie Follow-up-Aufgaben während Anrufen und Meetings
• Reagieren Sie prompt auf Kundenanfragen

Aufgabenmanagement

• Erstellen Sie Aufgaben sofort nach Kundeninteraktionen
• Setzen Sie realistische Fälligkeitsdaten und Prioritäten
• Überprüfen und aktualisieren Sie Aufgabenstatus regelmäßig
• Verwenden Sie Aufgabenvorlagen für häufige Follow-ups

Team-Zusammenarbeit

• Teilen Sie wichtige Notizen mit dem Team
• Weisen Sie Aufgaben den richtigen Personen zu
• Verwenden Sie Tags zur Organisation von Kunden und Aktivitäten
• Nutzen Sie die Genehmigungs-Queue für sensible Aktionen

Berechtigungen und Zugriff

Das Kundenmanagement erfordert entsprechende Berechtigungen:

• Ansicht*: Kundendatensätze und verwandte Daten lesen
• Schreiben*: Kundeninformationen erstellen und aktualisieren
• Löschen*: Kunden archivieren (erfordert Manager-Rolle)

Plan-Berechtigungen können gelten — Kundenmanagement-Funktionen erfordern möglicherweise bestimmte Planstufen.

Integration mit anderen Modulen

Marketplace Connect

• Kundendaten synchronisiert von Shopify, eBay, Kleinanzeigen
• Bestellungen verknüpfen automatisch mit vorhandenen Kunden
• Neue Kunden werden automatisch aus Marketplace-Bestellungen erstellt

Ottili KI

• KI kann Kundenhistorie zusammenfassen
• Kundenkommunikation entwerfen
• Follow-up-Aufgaben vorschlagen
• Kundenverhaltensmuster analysieren

Flows

• Kunden-Onboarding-Prozesse automatisieren
• Follow-up-Aufgaben basierend auf Ereignissen auslösen
• Automatische Kommunikation senden
• Kundenstatus basierend auf Verhalten aktualisieren

Fehlerbehebung

Kunde nicht gefunden

• Prüfen Sie, ob der Kunde archiviert ist (Filter inkludiert archivierte)
• Verifizieren Sie, dass Sie im richtigen Unternehmenskontext suchen
• Stellen Sie sicher, dass Sie Berechtigung haben, den Kunden anzuzeigen

Aufgaben erscheinen nicht

• Prüfen Sie Aufgabenfilter (Status, Zugewiesener, Datumsbereich)
• Verifizieren Sie, dass Aufgaben mit dem richtigen Kunden verknüpft sind
• Stellen Sie sicher, dass Aufgaben nicht archiviert sind

Timeline fehlende Aktivitäten

• Aktivitäten können nach Typ oder Datum gefiltert sein
• Prüfen Sie, ob die Aktivität in einem anderen Kontext protokolliert wurde
• Verifizieren Sie Integrationseinstellungen, wenn Aktivitäten automatisch synchronisiert werden sollten

Nächste Schritte

• Erfahren Sie mehr über [Business Hub Übersicht](/docs/business-hub-overview) für breiteren Kontext

- Erkunden Sie [Deals und Pipeline](/docs/business-hub-overview) für Vertriebsmanagement

• Richten Sie [Integrationen](/docs/connect-an-integration) ein, um Kundendaten zu synchronisieren
• Konfigurieren Sie [Flows](/docs/build-a-flow) für automatisierte Kunden-Workflows