Aufgaben und Folgeaufgaben

Überblick

In Ottili HQ laufen die täglichen Aufgaben* und Folgeaufgaben* rund um Ihren Geschäftsbetrieb an einem Ort zusammen. Aufgaben begleiten den gesamten Lead-to-Cash-Flow: vom ersten Kontakt über Angebot und Auftrag bis zur Rechnung und Zahlung. Sie erinnern Sie und Ihr Team daran, was als Nächstes zu tun ist, damit nichts im Tagesgeschäft liegen bleibt.

Aufgaben gehören zum Lieferumfang von Ottili HQ (Status: verfügbar) und sind wie alle HQ-Datensätze firmenbezogen isoliert. Was Sie anlegen, bleibt innerhalb der Grenze Ihres Unternehmens.

Was Aufgaben in Ottili HQ sind

Eine Aufgabe* ist ein konkreter Arbeitsvorrat in Ottili HQ: etwas, das erledigt werden muss — von einer persönlichen Erinnerung bis zu einer aus einem Workflow erzeugten Aktion. Aufgaben sind eigene Datensätze und können mit den übrigen Lead-to-Cash-Datensätzen verknüpft werden.

Typische Aufgaben in Ottili HQ:

• Eine Nachfrage zu einem Geschäftskontakt beantworten, bevor ein Deal abläuft.
• Ein [Angebot](/docs/convert-quotes-to-orders) nachfassen, das noch nicht zurückgekommen ist.
• Eine [offene Rechnung](/docs/open-items-and-overdue-invoices) mahnen, bevor sie überfällig wird.
• Einen Liefertermin mit einem Lieferanten abstimmen.
• Eine vom Team oder einem Workflow erzeugte Folgeaufgabe abarbeiten.

Alle Aufgaben landen in einer einzigen, priorisierten Aufgabenliste — unabhängig davon, ob sie manuell, aus einem Datensatz heraus oder von einem Flow erzeugt wurden.

Aufgaben rund um den Lead-to-Cash-Flow

Aufgaben sind keine Insel: Sie sitzen um den Lead-to-Cash-Flow herum und halten den Zusammenhang. In Ottili HQ sind diese Datensätze verfügbar und können jeweils eigene Aufgaben tragen:

• Kunden* und Kontakte* ([Unternehmen und Kontakte](/docs/companies-and-contacts))
• Leads* und Deals*
• Angebote* und Aufträge* ([Angebote in Aufträge umwandeln](/docs/convert-quotes-to-orders))
• Rechnungen* und offene Posten* ([Offene Posten und überfällige Rechnungen](/docs/open-items-and-overdue-invoices))
• Zahlungen*

Eine Aufgabe, die an einen Deal, Auftrag oder eine Rechnung gehängt ist, behält diesen Bezug: Sie sehen auf einen Blick, wofür die Erinnerung da ist, ohne zwischen Tabellen zu wechseln.

Folgeaufgaben erstellen und verknüpfen

So arbeiten Sie mit Aufgaben in Ottili HQ:

1. Aufgabe anlegen*: Erstellen Sie eine Aufgabe direkt in der Aufgabenliste oder aus einem Datensatz heraus (z. B. aus einem Deal oder einer Rechnung).

2. Verknüpfen*: Hängen Sie die Aufgabe an den passenden Datensatz — Kunde, Lead, Deal, Angebot, Auftrag, Rechnung oder offenen Posten.

3. Priorisieren*: Setzen Sie eine Priorität, damit die wichtigste Folgeaufgabe oben in der Liste steht.

4. Zuweisen*: Geben Sie die Aufgabe an ein Teammitglied weiter, wenn sie nicht bei Ihnen liegen muss.

Verknüpfte Aufgaben folgen demselben Unternehmenskontext wie ihr Datensatz. Wer Zugriff auf den Datensatz hat, sieht auch die dazugehörigen Aufgaben — gesteuert über die [Berechtigungen Ihres Unternehmens](/docs/shared-permissions-and-entitlements).

Erinnerungen und Fälligkeiten

Aufgaben können ein Fälligkeitsdatum tragen. Liegt ein Termin an, erscheint die Aufgabe zur richtigen Zeit in der priorisierten Liste. Das hilft besonders bei wiederkehrenden Folgeaufgaben im Geschäftsbetrieb:

• Nachfassen, bevor ein Angebot verfällt.
• Mahnen, bevor eine Rechnung überfällig wird.
• Erinnern, bevor ein Liefertermin verstreicht.

Kritische Schritte bleiben freigabegesteuert: Kundenantworten, Einkäufe und Veröffentlichungen laufen über die [Genehmigungs-Queue](/docs/approval-queue), bevor sie ausgeführt werden.

KI-gestützte Folgeaufgaben (Freigabe zuerst)

Ottili HQ arbeitet mit Ottili AI* als Operator. Die KI kann Folgeaufgaben vorschlagen und Entwürfe für Antworten erstellen — immer freigabeorientiert und nur innerhalb Ihres Unternehmenskontexts:

• Die KI fasst die Historie eines Datensatzes zusammen und schlägt die nächste sinnvolle Folgeaufgabe vor.
• Entwürfe werden nicht automatisch ausgeführt; sie warten auf Ihre Freigabe.
• Der KI-Zugriff auf HQ-Daten erfolgt nur mit Ihrer Erlaubnis und nur innerhalb des ausgewählten Unternehmens.

So unterstützt die KI den Flow, ohne dass etwas Unerwartetes Ihr Unternehmen verlässt.

Aufgaben und Dateien in Ottili Files

Dokumente, die zu einer Aufgabe gehören, werden über Ottili Files* abgelegt und an den zugehörigen Datensatz gehängt. Ein einmal abgelegtes Dokument steht Ottili AI, Ottili Flows und Ottili LD3 im selben Unternehmenskontext zur Verfügung — keine Kopien, kein separater Speicher. Mehr dazu in [Dateien über Produkte hinweg](/docs/files-across-products).

Status und Reifegrad

Aufgaben und Folgeaufgaben sind in Ottili HQ verfügbar (Status: AVAILABLE). Der Lead-to-Cash-Flow, den sie begleiten, ist ebenfalls verfügbar; die umgebenden Abläufe (Dateien, KI-Betriebsoperation) tragen ihre jeweils eigenen Reifestatus. Wo Ottili ONE Reifegrade öffentlich kennzeichnet — von *Concept* über *Beta* bis *Live* — erklärt [Feature-Status-Labels verstehen](/docs/understand-feature-status-labels).

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• [Was ist Ottili ONE?](/docs/what-is-ottili-one)
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