Business Hub ist der ERP/CRM-Kern von Ottili ONE. Er bringt Kunden, Leads, Deals, Angebote, Bestellungen, Rechnungen, Zahlungen, Inventar und Aufgaben in ein einheitliches Datenmodell — ein Ort, um Ihren gesamten Geschäftsbetrieb zu verwalten.
Was ist Business Hub?
Business Hub kombiniert zwei wesentliche Geschäftssysteme:
CRM (Customer Relationship Management)*: Verwaltet Beziehungen zu Kunden und Interessenten — vom ersten Kontakt bis zum abgeschlossenen Deal und laufendem Support.
ERP (Enterprise Resource Planning)*: Handhabt operative Prozesse — Bestellungen, Inventar, Rechnungsstellung, Zahlungen und Aufgabenmanagement.
In Ottili ONE sind das keine getrennten Systeme. Sie teilen sich dasselbe Datenmodell, sodass die Bestellhistorie, der Zahlungsstatus und die Support-Tickets eines Kunden alle an einem Ort verbunden sind.
Kernkonzepte
Kunden
Kunden sind das Fundament Ihres Geschäfts. In Business Hub umfasst ein Kundendatensatz:
- Kontaktinformationen*: Name, E-Mail, Telefon, Adresse
- Unternehmensdetails*: Unternehmensname, Branche, Größe
- Kommunikationshistorie*: E-Mails, Anrufe, Notizen
- Verwandte Datensätze*: Bestellungen, Rechnungen, Aufgaben, Deals
- Benutzerdefinierte Felder*: Zusätzliche Daten spezifisch für Ihr Geschäft
Kunden können Einzelpersonen (B2C) oder Organisationen (B2B) sein. Sie können auch Kontakte mit Organisationen für B2B-Beziehungsmanagement verknüpfen.
Leads
Leads repräsentieren potenzielle Kunden, die noch nicht gekauft haben. Der Lead-Lebenszyklus:
1. Erfassung*: Lead gelangt in Ihr System (Formular, Import, Integration)
2. Qualifizierung*: Bewertung von Passform und Interessenniveau
3. Pflege*: Engagement mit relevantem Content und Follow-ups
4. Konvertierung*: Umwandlung in einen Kunden oder Abschluss als verloren
Leads können manuell erstellt, aus Tabellen importiert oder aus Integrationen wie Webformularen oder Marketing-Tools synchronisiert werden.
Deals
Deals verfolgen Verkaufschancen durch Ihre Pipeline. Jeder Deal umfasst:
- Wert*: Erwarteter Umsatz
- Stufe*: Wo er sich in Ihrem Verkaufsprozess befindet
- Wahrscheinlichkeit*: Wahrscheinlichkeit des Abschlusses
- Abschlussdatum*: Erwartetes Fertigstellungsdatum
- Zugehöriger Kunde*: Verknüpfter Kunde oder Lead
- Aktivitäten*: Aufgaben, Anrufe, E-Mails im Zusammenhang mit dem Deal
Ihre Verkaufs-Pipeline ist anpassbar — definieren Sie Stufen, die Ihrem Prozess entsprechen (z. B. Qualifiziert → Angebot → Verhandlung → Abgeschlossen gewonnen).
Angebote
Angebote sind formelle Preisvorschläge, die an Kunden oder Leads gesendet werden. Sie umfassen:
- Positionen*: Produkte oder Dienstleistungen mit Mengen und Preisen
- Rabatte*: Prozentuale oder feste Betragsrabatte
- Steuer*: Berechnet basierend auf Ihren Steuereinstellungen
- Konditionen*: Zahlungsbedingungen, Gültigkeitsdauer
- Status*: Entwurf, gesendet, angenommen, abgelaufen, konvertiert
Wenn ein Angebot angenommen wird, kann es mit einem Klick in eine Bestellung konvertiert werden, wobei alle Positionen und Preise erhalten bleiben.
Bestellungen
Bestellungen repräsentieren bestätigte Verkäufe. Sie verfolgen:
- Positionen*: Gekaufte Produkte oder Dienstleistungen
- Preise*: Einzelpreise, Rabatte, Gesamtbeträge
- Kunde*: Verknüpfter Kundendatensatz
- Status*: Neu, in Bearbeitung, versendet, geliefert, storniert
- Erfüllung*: Versanddetails, Tracking-Informationen
- Zahlung*: Zahlungsmethode und Status
Bestellungen können manuell erstellt, aus Angeboten konvertiert oder automatisch aus Integrationen wie Shopify, eBay oder anderen Commerce-Plattformen importiert werden.
Rechnungen
Rechnungen sind formelle Zahlungsaufforderungen. Sie umfassen:
- Rechnungsnummer*: Eindeutiger Identifikator
- Positionen*: Verrechnete Produkte oder Dienstleistungen
- Zahlungsbedingungen*: Fälligkeitsdatum, Skonti für frühzeitige Zahlung
- Steuer*: Anwendbare Steuern basierend auf Kundenstandort
- Status*: Entwurf, gesendet, bezahlt, überfällig, abgeschrieben
- Verknüpfte Bestellung*: Zugehörige Bestellung als Referenz
Rechnungen können automatisch aus Bestellungen generiert oder manuell für wiederkehrende Abrechnung oder Dienstleistungen erstellt werden.
Zahlungen
Zahlungen verfolgen Geld, das von Kunden erhalten wurde. Jede Zahlung zeichnet auf:
- Betrag*: Zahlungsbetrag
- Methode*: Kreditkarte, Banküberweisung, Bargeld, etc.
- Datum*: Wann die Zahlung erhalten wurde
- Referenz*: Transaktions-ID oder Schecknummer
- Verknüpfte Rechnung*: Zugehörige Rechnung
- Status*: Ausstehend, abgeschlossen, fehlgeschlagen, erstattet
Zahlungen können manuell erfasst oder automatisch von Zahlungsprozessoren wie Stripe synchronisiert werden.
Inventar
Inventar-Management verfolgt Ihre Produkte und Bestandsmengen:
- Produkte*: Katalog der Artikel, die Sie verkaufen
- Bestandsmengen*: Aktuelle Menge auf Lager
- Bestandsbewegungen*: Eingang (Einkäufe, Retouren) und Ausgang (Verkäufe, Anpassungen)
- Niedrige-Bestand-Alerts*: Benachrichtigungen, wenn der Bestand knapp wird
- Lieferanten*: Lieferanteninformationen für Nachbestellungen
Inventar integriert mit Bestellungen — Bestand wird automatisch abgezogen, wenn Bestellungen erfüllt werden.
Aufgaben
Aufgaben halten Ihre Operationen organisiert:
- Titel*: Klare Beschreibung dessen, was getan werden muss
- Zugewiesener*: Wer verantwortlich ist
- Fälligkeitsdatum*: Wann es erledigt werden muss
- Priorität*: Dringlichkeitsstufe
- Status*: Offen, in Bearbeitung, erledigt
- Verwandte Datensätze*: Verknüpfter Kunde, Bestellung, Deal, etc.
Aufgaben können manuell erstellt, automatisch generiert (z. B. Follow-up-Aufgabe, wenn ein Deal eine Stufe erreicht) oder von Ottili KI zugewiesen werden.
Wie alles verbunden ist
Die Stärke von Business Hub liegt in den Verbindungen:
- Ein Lead* konvertiert zu einem Kunden*, wenn er kauft
- Ein Deal* verknüpft mit einem Kunden* und generiert ein Angebot*
- Ein Angebot* konvertiert zu einer Bestellung*, wenn angenommen
- Eine Bestellung* generiert eine Rechnung* und zieht Inventar* ab
- Eine Zahlung* wird gegen eine Rechnung* erfasst
- Aufgaben* werden für Follow-ups, Erfüllung oder Support erstellt
Das bedeutet, Sie können die gesamte Reise vom ersten Kontakt bis zur endgültigen Zahlung verfolgen — alles an einem Ort.
Erste Schritte mit Business Hub
1. Kunden importieren*: Wenn Sie vorhandene Kundendaten haben, importieren Sie sie, um zu beginnen
2. Pipeline einrichten*: Konfigurieren Sie Deal-Stufen, die Ihrem Verkaufsprozess entsprechen
3. Produkte erstellen*: Fügen Sie Ihren Produktkatalog für Inventar-Tracking hinzu
4. Integrationen verbinden*: Verknüpfen Sie Shopify, eBay oder andere Plattformen, um Bestellungen automatisch zu synchronisieren
5. Workflows konfigurieren*: Richten Sie Automatisierung für häufige Aufgaben ein (z. B. Rechnungsgenerierung, Follow-up-Erinnerungen)
Business Hub und Ottili KI
Ottili KI kann mit Business Hub-Daten innerhalb der Berechtigungen arbeiten, die Sie gewähren:
- Kunden zusammenfassen*: Schnelle Übersicht über Historie, Bestellungen und Status
- Angebot entwerfen*: Angebot basierend auf Kundenbedürfnissen erstellen
- Deal Follow-up*: Nächste Schritte basierend auf Deal-Stufe vorschlagen
- Aufgaben priorisieren*: Dringende Aufgaben identifizieren und Reihenfolge vorschlagen
Jede Aktion, die die Außenwelt beeinflusst (E-Mails senden, Datensätze erstellen), geht zuerst durch die Genehmigungs-Queue.
Business Hub und Flows
Flows können Business Hub-Operationen automatisieren:
- Wenn ein Deal die Stufe "Angebot" erreicht*: Angebot automatisch erstellen
- Wenn eine Bestellung bezahlt ist*: Rechnung generieren und Inventar abziehen
- Wenn ein Kunde seit 90 Tagen nicht gekauft hat*: Re-Engagement-Aufgabe erstellen
- Wenn der Bestand knapp wird*: Einkauf-Team benachrichtigen
Beschreiben Sie den Prozess einmal, und er läuft zuverlässig jedes Mal, wenn der Auslöser feuert.
Gut zu wissen
- Alle Business Hub-Daten sind unternehmensbezogen — kein跨-Unternehmens-Datenzugriff
- Audit-Logs verfolgen alle Änderungen für Compliance und Debugging
- Benutzerdefinierte Felder lassen Sie Business Hub an Ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen
- Integrationen halten Daten über Ihre Tools synchron
- Die Genehmigungs-Queue hält KI und Automatisierung unter Ihrer Kontrolle
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