Zahlungen und Zahlungslinks

Überblick

Zahlungen sind der letzte Schritt des Lead-to-Cash-Flows in Ottili HQ (Business Hub): Kunde → Lead → Deal → Angebot → Auftrag → Rechnung → Offene Posten → Zahlung. Eine Zahlung schließt eine offene Forderung ab und verbucht, was tatsächlich eingegangen ist. In Ottili HQ sind Zahlungen, Rechnungen und offene Posten dasselbe unternehmensbezogene Datenmodell — eine Zahlung verweist über entity_type/entity_id (z. B. die zugehörige Rechnung) auf ihren Ursprungsdatensatz, sodass die Kette vom Deal bis zur Zahlung lückenlos nachvollziehbar bleibt.

Der Status Payments* ist im öffentlichen Product-Truth-Register (Ottili HQ) als verfügbar (AVAILABLE)* ausgewiesen. Das bedeutet: das Erfassen und Verwalten von Zahlungen im Unternehmen ist allgemein verfügbar. Zahlungslinks (Stripe-gehosteter Checkout) sind ein davon abgeleitetes Feature mit eigenen Voraussetzungen — diese sind im nächsten Abschnitt klar getrennt beschrieben.

Zahlungen in Ottili HQ

Zahlungen werden typischerweise aus einer Rechnung oder einem offenen Posten heraus erfasst. Jede Zahlung trägt:

• die Unternehmensgrenze (company_id) — Zahlungen sind strikt unternehmensbezogen isoliert
• den Bezug zum Ursprungsdatensatz (entity_type, entity_id, z. B. eine Rechnung)
• den Zahlungsanbieter (provider), z. B. stripe oder eine manuelle Banküberweisung
• Betrag und Währung
• einen Zahlungsstatus, der erst dann auf bezahlt steht, wenn der Anbieter die Zahlung bestätigt hat

Für manuelle oder Banküberweisungen wird der eingehende Betrag direkt auf dem Zahlungsdatensatz erfasst. Für Stripe-Zahlungen kannst du zusätzlich einen teilbaren Zahlungslink erzeugen, über den der Kunde selbst bezahlt.

Zahlungslinks (Stripe-Checkout)

Ein Zahlungslink ist ein von Stripe gehosteter Checkout-Link, den du einem Kunden teilst. Der Kunde öffnet den Link, zahlt bei Stripe (Karte oder andere von Stripe unterstützte Methoden) und wird nach erfolgreicher Zahlung auf eine Erfolgs-URL zurückgeführt. Ottili ONE erfasst dabei keinen „bezahlt"-Status, bevor der Anbieter die Zahlung bestätigt hat.

Voraussetzungen

Zahlungslinks sind nicht* im Free-Forever-Tarif enthalten und setzen zwei Dinge voraus:

1. Stripe ist konfiguriert.* Unter Einstellungen → Integrationen → Stripe* hinterlegst du den Stripe-Restricted-API-Key, das Webhook-Secret sowie die Success- und Cancel-URLs. Bis diese Anmeldedaten hinterlegt sind, bleiben Zahlungslinks und Stripe-Checkout deaktiviert.

2. Ein Tarif mit Stripe-Berechtigung.* Stripe-Zahlungslinks erfordern einen höheren, kostenpflichtigen Tarif. Ist dein aktueller Tarif nicht berechtigt (can_use_stripe = false), zeigt die Oberfläche den Hinweis, dass ein Upgrade nötig ist, um Zahlungslinks und Checkout zu nutzen. Den aktuellen Tarif und die Nutzung verwaltest du unter Einstellungen → Abrechnung*.

Link erzeugen

1. Öffne im Dashboard Business Hub → Finanzen → Zahlungen* und wähle den gewünschten Zahlungsdatensatz (Anbieter stripe).

2. Klicke auf „Generate customer payment link"*.

3. Teile den erzeugten Link mit dem Kunden (z. B. per E-Mail oder in der Rechnung).

4. Der Kunde zahlt im von Stripe gehosteten Checkout. Der Link bleibt mit dem Ursprungsdatensatz verknüpft (Stripe-Metadaten enthalten company_id, entity_type, entity_id).

Freigabe und Sicherheit

Das Erstellen eines Zahlungslinks ist eine externe, höherriskante Aktion (Stripe-API-Aufruf). Je nach Berechtigungskonfiguration kann eine Freigabe (Approval) erforderlich sein, bevor der Link erzeugt wird — auch hier gilt das Approval-First-Prinzip für nach außen wirkende Aktionen. Zahlungslinks werden firmenbezogen erzeugt (Metadaten tragen die company_id), sodass keine Daten zwischen Unternehmen vermischt werden.

Abstimmung über Webhooks

Der Link öffnet Stripe-gehosteten Checkout. Es wird kein „bezahlt"-Status erfasst, bevor der Anbieter die Zahlung bestätigt.* Stripe meldet den Erfolg über einen Webhook zurück; erst diese Bestätigung stimmt den Zahlungsdatensatz und — sofern vorhanden — den zugehörigen offenen Posten/Rechnungsstatus ab. Bis zur Bestätigung durch Stripe bleibt der Posten offen. Das schützt vor verfrüht als bezahlt verbuchten Forderungen.

Status klar unterscheiden

• Zahlungen (Erfassung & Verwaltung)* — verfügbar (AVAILABLE) in Ottili HQ.
• Stripe-Zahlungslinks / Checkout* — verfügbar, sofern Stripe konfiguriert und* ein berechtigter Tarif aktiv ist. Ohne Stripe-Konfiguration oder ohne berechtigten Tarif nicht verfügbar.
• Manuelle/Bank-Zahlungen* — jederzeit direkt erfassbar, ohne Stripe.

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