Unternehmen und Team

Diese Anleitung erklärt, wie Ottili ONE Unternehmen, die darin enthaltenen Personen und deren Zugriff organisiert. Sie behandelt das Erstellen eines Unternehmens, Ihr persönliches Profil, das Einladen von Teammitgliedern, das Zuweisen von Rollen und Berechtigungen, das Wechseln zwischen Unternehmen, das Entfernen von Mitgliedern, die Inhaberschaft und wie Mandantengrenzen Unternehmensdaten voneinander trennen.

Unternehmen einrichten

Unternehmen erstellen

Wenn Sie sich für Ottili ONE registrieren, erstellen Sie zunächst Ihren Unternehmens-Workspace. Sie vergeben einen Unternehmensnamen*, und dieser Workspace wird zum Zuhause für Ihre Module, Daten, Integrationen und Ihr Team.

Sobald der Workspace existiert, konfigurieren Sie unternehmensweite Details unter Einstellungen → Unternehmen*:

• Unternehmensname*: der rechtliche oder operative Name, der im gesamten Produkt angezeigt wird.
• Branche*: hilft, Standardwerte und Vorschläge anzupassen.
• Zeitzone*: wird für Planung, Berichte und Zeitstempel verwendet.
• Währung*: die Standardwährung für Finanzmodule.
• Logo*: hochgeladen für markenkonsistente Exporte und Kommunikation.

Unternehmenskontext

Jede Aktion in Ottili ONE findet innerhalb eines Unternehmenskontexts* statt. Ihr Unternehmen ist die Mandantengrenze: Seine Daten, Module, Integrationen, Credits und der KI-Kontext werden von jedem anderen Unternehmen getrennt gehalten. Siehe [Mandantengrenzen](#mandantengrenzen) weiter unten.

Ihr Profil

Ihr Profil* ist Ihre persönliche Identität, getrennt vom Unternehmen. Öffnen Sie Profil* in der oberen Leiste, um Folgendes zu verwalten:

• Ihren Anzeigenamen und Ihr Profilbild.
• Ihre Sprach- und Regionseinstellungen.
• Benachrichtigungs- und Kontakteinstellungen, die an Ihr Benutzerkonto gebunden sind.

Unternehmens-Einstellungen (Name, Branche, Zeitzone, Währung, Logo) werden separat unter Einstellungen → Unternehmen* verwaltet und gelten für alle im Unternehmen, nicht nur für Sie.

Teammitglieder und Status

Teammitglieder sind die Personen, die zu Ihrem Unternehmen gehören. Jedes Mitglied hat einen Status*:

• Aktiv*: voller Zugriff gemäß seiner Rolle.
• Eingeladen*: eine Einladung wurde gesendet, aber noch nicht angenommen.
• Gesperrt*: vorübergehend vom Zugriff auf das Unternehmen ausgeschlossen.
• Entfernt*: kein Zugriff mehr auf das Unternehmen.

Sie verwalten Mitglieder über Team* in der Navigation. Dort sehen Sie alle, ändern die Rolle eines Mitglieds, sperren oder reaktivieren den Zugriff und entfernen Mitglieder.

Teammitglieder einladen

Um jemanden in Ihr Unternehmen einzuladen:

1. Öffnen Sie Team*.

2. Wählen Sie Einladen* (oder das Einladungsformular).

3. Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein.

4. Wählen Sie die Rolle — Admin*, Manager*, Mitarbeiter* oder Betrachter*.

5. Fügen Sie optional eine persönliche Nachricht hinzu.

6. Senden Sie die Einladung.

Die eingeladene Person erhält eine E-Mail mit einem Einladungslink. Wenn sie annimmt, wird sie mit der gewählten Rolle Ihrem Unternehmen hinzugefügt. Ausstehende Einladungen werden so lange aufgeführt, bis sie angenommen werden, und jede Einladung hat ein Ablaufdatum. Sie können eine ausstehende Einladung jederzeit über dieselbe Liste stornieren.

Inhaber werden nicht über Einladungen zugewiesen. Die Person, die das Unternehmen erstellt, ist dessen Inhaber. Weitere Inhaber werden über Rolländerungen durch einen bestehenden Inhaber verwaltet.

Rollen

Ottili ONE verwendet fünf Rollen. Rollen steuern, was ein Mitglied sehen und tun darf.

Nur Inhaber und Admins können Mitglieder einladen und Rollen ändern. Verwenden Sie die niedrigste Rolle, die zu den Aufgaben passt.

Berechtigungen

Berechtigungen sind an Rollen gebunden. Sensible Vorgänge — etwa das Freigeben einer Aktion in der Genehmigungs-Queue, das Ändern der Abrechnung oder das Anpassen von Unternehmens-Einstellungen — erfordern die passende Rolle. Auch Ottili AI respektiert diese Grenzen: Sie kann nur innerhalb der Daten, Werkzeuge und Module agieren, die Sie verbinden, und keine freigabepflichtige Aktion ausführen, ohne dass eine Person sie bestätigt.

Für das vollständige Berechtigungsmodell und die KI-Reichweite siehe [Rollen und Berechtigungen](/docs/roles-and-permissions).

Mitglieder entfernen

Um jemanden aus Ihrem Unternehmen zu entfernen, öffnen Sie Team*, suchen Sie das Mitglied und entfernen Sie es. Der Zugriff endet sofort und der Status wird auf Entfernt* gesetzt. Über dieselbe Funktion wird eine ausstehende Einladung storniert, falls die Person noch nicht angenommen hat.

Entziehen Sie Personen, die Ihr Unternehmen verlassen, umgehend den Zugriff und prüfen Sie activ Mitglieder regelmäßig.

Inhaberschaft

Die Person, die ein Unternehmen erstellt, wird dessen Inhaber*. Die Inhaber-Rolle hat die höchste Kontrollebene — Abrechnung, Modulverwaltung, Unternehmens-Einstellungen und Team-Management. Die Inhaberschaft wird durch die Inhaber-Rolle repräsentiert (nicht über einen separaten Übertragungsbildschirm), und ein Unternehmen behält immer mindestens einen Inhaber, damit es nicht verwaist.

Da der Inhaber Abrechnung und Einstellungen ändern kann, sollte die Inhaber-Rolle auf vertrauenswürdige Personen beschränkt bleiben.

Unternehmen wechseln

Wenn Sie zu mehr als einem Unternehmen gehören, wechseln Sie Ihr aktives Unternehmen über den Unternehmenswechsler* in der oberen Leiste (das Gebäude-Symbol). Öffnen Sie ihn, wählen Sie das Unternehmen, in dem Sie arbeiten möchten, und das Dashboard lädt mit dem Kontext dieses Unternehmens neu.

Wenn Sie Unternehmen wechseln:

• Ihr Dashboard zeigt nur die Daten des ausgewählten Unternehmens.
• Module, Integrationen und Credits sind spezifisch für dieses Unternehmen.
• Berechtigungen werden im neuen Unternehmenskontext ausgewertet.
• Ottili AI arbeitet innerhalb der Daten und Berechtigungen des neuen Unternehmens.

Sie können ein bevorzugtes Unternehmen festlegen, damit beim Anmelden der passende Workspace geladen wird.

Mandantengrenzen

Ottili ONE ist unternehmensbezogen. Jedes Geschäftsobjekt — Datensätze, Module, Integrationen, Dateien, Credits und KI-Kontext — gehört zu einem Unternehmen*, und dieses Unternehmen ist die Mandantengrenze.

Was das in der Praxis bedeutet:

• Ein Mitglied sieht nur das Unternehmen, in dem es aktiv ist.
• Daten, die in einem Unternehmen erstellt wurden, sind für ein anderes Unternehmen nicht sichtbar.
• Module und Integrationen werden pro Unternehmen konfiguriert.
• Credits und Nutzung werden pro Unternehmen erfasst.
• Abfragen über Unternehmensgrenzen hinweg sind auf reine Superadmin-Vorgänge beschränkt.

Diese Isolation ermöglicht es mehreren unabhängigen Unternehmen, sicher dieselbe Plattform zu nutzen.

Best Practices

Team-Onboarding

• Beginnen Sie mit einem kleinen Team und fügen Sie Mitglieder bei Bedarf hinzu.
• Weisen Sie die niedrigste Rolle zu, die zu den Aufgaben passt.
• Prüfen Sie Rollen und Berechtigungen regelmäßig.
• Entziehen Sie ehemaligen Mitgliedern umgehend den Zugriff.

Sicherheit

• Verwenden Sie starke Passwörter und aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung.
• Laden Sie nur Personen ein, denen Sie vertrauen.
• Prüfen Sie aktiv Mitglieder und ausstehende Einladungen regelmäßig.
• Überwachen Sie die Genehmigungs-Queue auf ungewöhnliche Aktivitäten.

Unternehmensorganisation

• Halten Sie Unternehmens-Einstellungen (Name, Branche, Zeitzone, Währung, Logo) aktuell.
• Verwenden Sie einen klaren, beschreibenden Unternehmensnamen.
• Pflegen Sie genaue Kontaktinformationen.

Fehlerbehebung

Einladung nicht erhalten

• Prüfen Sie, ob die E-Mail-Adresse korrekt ist.
• Bitten Sie die eingeladene Person, den Spam-Ordner zu prüfen.
• Senden Sie die Einladung erneut bzw. stornieren und senden Sie sie über Team* neu.
• Stellen Sie sicher, dass die Einladung nicht abgelaufen ist; abgelaufene Einladungen können storniert und neu gesendet werden.

Kann Unternehmen nicht wechseln

• Verifizieren Sie, dass Sie Mitglied des Zielunternehmens sind.
• Prüfen Sie, dass Ihr Mitgliedsstatus aktiv* ist.
• Kontaktieren Sie den Inhaber oder Admin des Unternehmens, wenn Sie glauben, dass dies ein Fehler ist.

Fehlende Berechtigungen

• Prüfen Sie Ihre Rolle im aktuellen Unternehmenskontext.
• Stellen Sie sicher, dass Sie im richtigen Unternehmen sind (Unternehmenswechsler).
• Bitten Sie Ihren Inhaber oder Admin, Ihre Berechtigungen zu prüfen.

Verwandte Themen

• [Rollen und Berechtigungen](/docs/roles-and-permissions) — das vollständige Berechtigungsmodell und die KI-Reichweite.
• [Konto und Login](/docs/account-and-login) — Verwaltung Ihres Kontos.
• [Erste Schritte mit Ottili ONE](/docs/getting-started-with-ottili-one) — die vollständige Onboarding-Anleitung.