Offene Posten und überfällige Rechnungen

Überblick

Offene Posten (ausstehende Forderungen) und überfällige Rechnungen sind der Teil des Lead-to-Cash-Flows, in dem geleistete Arbeit noch nicht bezahlt ist: Kunde → Lead → Deal → Angebot → Auftrag → Rechnung → Offene Posten → Zahlung. Eine Rechnung ist der Forderungsbeleg; der Offene-Posten-Status zeigt, welcher Teil davon noch aussteht.

In Ottili HQ (Business Hub) teilen Rechnungen, offene Posten und Zahlungen dasselbe unternehmensbezogene Datenmodell wie Deals, Angebote und Aufträge. Eine Rechnung entsteht typischerweise aus einem Auftrag (oder Angebot, Meilenstein, Abo oder freigegebenen manuellen Leistung) und behält über einen Herkunfts-Link (origin_ref) den Bezug zum Ursprungsdokument — so bleibt die Kette vom Deal bis zur Zahlung lückenlos nachvollziehbar.

Was ein offener Posten ist

Eine Rechnung zählt zu den offenen Posten, solange ihr Zahlungsstatus weder paid, settled noch cancelled ist. Typische offene Zustände sind:

• open — versendet, Zahlung ausstehend
• partial — teilweise bezahlt
• overdue — versendet und Fälligkeit überschritten
• payment_issue — Zahlungs- oder Validierungsproblem (nie still als bezahlt)
• unpaid — Legacy-Alias für open

Sobald eine Rechnung paid, settled, void, cancelled oder uncollectible erreicht, zählt sie nicht mehr zu den offenen Posten. Eine überfällige* Rechnung ist ein offener Posten mit überschrittenem Fälligkeitsdatum (due_date < aktuelles Datum).

Die Offene-Posten-Liste (Aging)

Die Liste der offenen Posten bündelt alle ausstehenden Forderungen eines Unternehmens mit Fälligkeitsalter (Aging-Buckets), Restbetrag und Überfälligkeit. Sie liefert Gesamt- und Überfälligkeitskennzahlen (Anzahl und Summe überfälliger Posten).

Über die Unified API:

GET /api/v1/platform/business/invoices/open-items?is_overdue=true&aging_bucket=31-60&owner_id=123&has_dispute=false&q=acme&limit=100&offset=0&sort=due_date.asc

Unterstützte Filter:

• customer_id — auf einen Kunden eingrenzen (UUID; ungültig → HTTP 422)
• is_overdue — nur überfällige Posten
• aging_bucket — Alter des offenen Postens (z. B. 1-30, 31-60, 61-90, >90)
• owner_id — zuständige Person
• has_dispute — mit/ohne laufenden Disput
• q — Freitextsuche
• limit, offset, sort — Pagination und Sortierung (Standard: überfällige zuerst, dann Fälligkeitsdatum aufsteigend)

Hinweis: Der Zugriff auf das Rechnungsmanagement ist an eine Plan-Berechtigung (invoice_management) gebunden. Ohne entsprechende Berechtigung antwortet der Endpunkt mit HTTP 403 (PLAN_ENTITLEMENT_REQUIRED).

Mahn-Regeln (Collection-Config)

Die Collection-Config steuert, ab wann und wie oft erinnert wird. Sie ist unternehmensbezogen konfigurierbar:

GET  /api/v1/platform/business/invoices/open-items/collection-config
PUT  /api/v1/platform/business/invoices/open-items/collection-config
GET  /api/v1/platform/business/invoices/open-items/portal

Das Portal (/open-items/portal) ist die kundenorientierte Ansicht der offenen Posten eines Unternehmens.

Folgeaktionen pro Rechnung

Pro Rechnung können Sie direkt aus Ottili HQ arbeiten, ohne Daten neu einzugeben:

• Mahnung senden* — POST /api/v1/platform/business/invoices/{invoice_id}/reminder
• Disput eröffnen* — POST /api/v1/platform/business/invoices/{invoice_id}/dispute
• Zahlungsversprechen erfassen* — POST /api/v1/platform/business/invoices/{invoice_id}/payment-promise
• Besitzer zuweisen* — POST /api/v1/platform/business/invoices/{invoice_id}/assign-owner
• Folgeaktion erzeugen* — POST /api/v1/platform/business/invoices/{invoice_id}/follow-up
• Folgeaktionen gebündelt erzeugen* — POST /api/v1/platform/business/invoices/open-items/create-follow-ups

Diese Aktionen sind auditierbar und unternehmensbezogen: ein Unternehmen sieht und bearbeitet nur seine eigenen Rechnungen.

Datenschutz und Unternehmensgrenze

Jede Rechnung, jeder offene Posten und jede Folgeaktion gehört zu genau einem Unternehmen (company_id). Alle Abfragen sind unternehmensbezogen und deny-by-default: ein Unternehmen sieht nur seine eigenen offenen Posten — über Oberfläche, API, Suche und Flows. Ein unternehmensübergreifender Zugriff wird abgelehnt. Dies gilt auch für den Mahn- und Folgeaktions-Workflow.

Status und Verfügbarkeit

Ottili HQ (Business Hub) ist allgemein verfügbar und voll unterstützt (Live*). Offene Posten, überfällige Rechnungen und die Folgeaktionen sind Teil dieses Live-Umfangs. Der Zugriff auf das Rechnungsmanagement ist an die Plan-Berechtigung invoice_management gebunden — siehe „Feature-Status-Labels verstehen“.

Verwandte Themen

• Rechnungen und Zahlungsstatus* — das Rechnungsstatus-Modell, Zahlungszurechnung und Mahnungen.
• Ottili HQ Übersicht* — das ERP/CRM-Kernmodell.
• Angebote in Aufträge umwandeln* — vom akzeptierten Angebot zum Auftrag, aus dem die Rechnung folgt.
• Deals und Pipeline* — Deals durch Phasen bewegen und in Angebot, Auftrag und Rechnung überführen.
• Aufträge und Erfüllung* — Auftragsstatus und Fulfillment.
• Feature-Status-Labels verstehen* — Live, Beta, Private Beta, In Entwicklung, Geplant, Konzept.