Angebote in Aufträge umwandeln

Überblick

In Ottili HQ gehört die Umwandlung von Angeboten in Aufträge zum Lead-to-Cash-Flow: Kunde → Lead → Deal → Angebot → Auftrag → Rechnung → Offene Posten → Zahlung. Ein angenommenes Angebot ist der Übergang vom Vertrieb zur Erfüllung.

Ein Angebot (Quote) ist ein Festpreisangebot an einen Kunden. Sobald der Kunde es annimmt - über das Kunden-Portal oder direkt in Ottili HQ - können Sie es in einen Auftrag (Order) überführen. Auftrag, Angebot, Rechnung und Zahlung teilen sich in Ottili HQ dasselbe Datenmodell und dieselbe Unternehmensgrenze; die Umwandlung kopiert den akzeptierten Umfang und verknüpft beide Datensätze, ohne dass Sie Daten neu eingeben müssen.

[Leads und Qualifizierung](/docs/leads-and-qualification) beschreibt, wie aus einem Lead ein Deal wird. [Unternehmen und Kontakte](/docs/companies-and-contacts) erklärt, wo Kunde und Kontakt geführt werden.

Voraussetzungen

• Das Angebot muss zu einem Unternehmen gehören (company_id) und einen Kunden haben.
• Das Angebot muss sich in einem umwandelbaren Status befinden (siehe Status-Modell unten).
• Die Positionen, Preise und Konditionen müssen final sein - nach der Umwandlung wird der akzeptierte Umfang eingefroren.

Angebot akzeptieren

Bevor ein Angebot zum Auftrag wird, wird es als akzeptiert markiert:

• Über das Kunden-Portal* - der Kunde öffnet das geteilte Angebot und nimmt es an. Das setzt den Annahme-Status auf accepted.
• Direkt in Ottili HQ* - Sie markieren das Angebot manuell als akzeptiert, sobald die mündliche oder schriftliche Zusage vorliegt.

Der Annahme-Status durchläuft die Phasen pending → accepted (oder rejected). Ein abgelehntes Angebot kann überarbeitet und neu versendet werden.

Angebot in Auftrag umwandeln

Sie wandeln ein Angebot an zwei Stellen um:

1. Aus dem Angebot heraus* - im Detail eines akzeptierten Angebots wählen Sie In Auftrag umwandeln*.

2. Über die Übersicht* - in der Angebotsliste gibt es eine Massenaktion für mehrere Angebote.

Bei der Umwandlung:

• wird ein neuer Auftrag erzeugt,
• erhält der Auftrag eine Verbindung zum Ursprungsangebot (Angebotsnummer und Version),
• wird der akzeptierte Umfang* (Positionen, Preise, Steuern, Konditionen, Dateien, Kunde, Deal-Verknüpfung, Besitzer) unveränderlich übernommen,
• wechselt das Angebot in den terminalen Status converted_to_order.

Status-Modell des Angebots

Ein Angebot durchläuft folgende Status:

Die Umwandlung ist damit von jedem nicht-terminalen Status aus möglich, mit Ausnahme des terminalen converted_to_order. Ein abgelehntes oder abgelaufenes Angebot muss zuerst wieder in den Status draft versetzt werden.

Wiederholung und Konflikte vermeiden

• Keine doppelte Umwandlung* - ein Angebot im Status converted_to_order kann nicht erneut umgewandelt werden. Ein erneuter Versuch liefert einen Konflikt (ALREADY_CONVERTED) und verweist auf den bereits erzeugten Auftrag.
• Idempotenz* - ein wiederholtes Absenden mit demselben Idempotenz-Schlüssel gibt den ursprünglichen Auftrag zurück, statt einen zweiten zu erzeugen.
• Revisionen* - eine neue Angebotsversion nach der Umwandlung startet einen frischen Angebotsdatensatz; sie verändert den bereits erzeugten Auftrag nicht.

Über die API

Über die Unified API konvertieren Sie ein Angebot direkt:

POST /api/v1/platform/business/quotes/{quote_id}/convert-to-order

Die Antwort enthält den neu erzeugten Auftrag. Für mehrere Angebote auf einmal:

POST /api/v1/platform/business/quotes/bulk/convert-to-order

Ein Angebot als vom Kunden angenommen markieren:

POST /api/v1/platform/business/quotes/{quote_id}/document/accept

Alle Endpunkte sind unternehmensbezogen: ein Unternehmen sieht und wandelt nur seine eigenen Angebote um.

Was nach der Umwandlung passiert

Aus dem Auftrag folgen im Lead-to-Cash-Flow die nächsten Schritte:

1. Auftrag* - die verbindliche Bestellung mit dem eingefrorenen Umfang.

2. Rechnung* - aus dem Auftrag erzeugt.

3. Offene Posten* - die noch offene Forderung.

4. Zahlung* - der Zahlungseingang schließt den Kreislauf.

Kunde, Werte und Positionen bleiben über alle Schritte hinweg verknüpft.

Status und Verfügbarkeit

Die Angebot-zu-Auftrag-Umwandlung in Ottili HQ ist Live* (verfügbar). Der Lead-to-Cash-Flow insgesamt ist verfügbar. Einzelne Umgebungen können je nach Freigabe und Modulaktivierung abweichen - siehe auch [Feature-Status-Labels verstehen](/docs/understand-feature-status-labels).

Datenschutz und Unternehmensgrenze

Jedes Angebot und jeder Auftrag gehört zu einem Unternehmen (company_id). Alle Abfragen sind unternehmensbezogen: ein Unternehmen sieht nur seine eigenen Angebote, Aufträge und die daraus folgenden Rechnungen. Dies gilt für die Oberfläche, die API, Suche, Dateien und Flows.

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