Unternehmensverwaltung

Überblick

Die Unternehmensverwaltung* ist der administrative Kern von Ottili ONE. Hier halten Inhaber und Administratoren das Unternehmen aktuell, steuern Team und Zugriff, sichern den Account und stellen sicher, dass alle Module im selben Unternehmenskontext arbeiten.

Dieser Artikel richtet sich an Administratoren und beschreibt die wichtigsten Verwaltungsaufgaben. Er baut auf den Grundlagen aus [Unternehmen und Team](/docs/company-and-team), [Rollen und Berechtigungen](/docs/roles-and-permissions) und [Konto- und Datensicherheit](/docs/account-and-data-security) auf.

Die Verwaltung läuft über zwei Oberflächen:

• Ottili Console* ([ottili.one/console](https://ottili.one/console)) – zentrale Steuerung für Account, Company, Team, Produkte, Abrechnung, Credits, Nutzung, API-Keys, Sicherheit und Einstellungen.
• Workspace* ([dashboard.ottili.one](https://dashboard.ottili.one)) – tägliche Arbeit in den Modulen; hier werden Mitglieder, Rollen und Freigaben im Unternehmenskontext gepflegt.

Beide Oberflächen teilen sich denselben Ottili-Auth-Login und denselben Unternehmenskontext.

Die Unternehmensverwaltung öffnen

Melden Sie sich über Ottili Auth an. In der oberen Leiste finden Sie den Unternehmenswechsler* (Gebäude-Symbol) sowie den Zugang zu Einstellungen* und Team*. Nur Mitglieder mit der Rolle Inhaber* oder Admin* sehen die vollständigen Verwaltungsfunktionen; siehe [Ottili Console navigieren](/docs/navigate-ottili-console).

Unternehmensstammdaten pflegen

Pflegen Sie die unternehmensweiten Stammdaten unter Einstellungen → Unternehmen*. Diese Angaben gelten für alle Mitglieder und Module des Unternehmens:

• Unternehmensname* – der operative Name, der im gesamten Produkt angezeigt wird.
• Branche* – hilft, Standardwerte und Vorschläge anzupassen.
• Zeitzone* – wird für Planung, Berichte und Zeitstempel verwendet.
• Währung* – die Standardwährung für Finanzmodule.
• Logo* – hochgeladen für markenkonsistente Exporte und Kommunikation.

Halten Sie diese Angaben aktuell, damit Berichte, Rechnungen und Exporte korrekt beschriftet sind.

Team und Mitglieder verwalten

Mitglieder werden über Team* verwaltet. Dort sehen Sie den Status jedes Mitglieds (Aktiv, Eingeladen, Gesperrt, Entfernt), laden Personen ein, ändern Rollen, sperren oder reaktivieren den Zugriff und entfernen Mitglieder. Die vollständige Anleitung finden Sie unter [Unternehmen und Team](/docs/company-and-team).

Administratoren sollten regelmäßig prüfen:

• Wer hat Zugriff, und ist der Status noch korrekt?
• Sind ausstehende Einladungen noch gültig oder sollten sie storniert werden?
• Haben ehemalige Mitglieder umgehend den Zugriff verloren?

Rollen und Berechtigungen zuweisen

Der Zugriff wird über fünf Rollen gesteuert, die an Berechtigungen gebunden sind:

Nur Inhaber und Admins dürfen Mitglieder einladen und Rollen ändern. Verwenden Sie die niedrigste Rolle, die zu den Aufgaben passt. Das vollständige Berechtigungsmodell beschreibt [Rollen und Berechtigungen](/docs/roles-and-permissions).

Inhaberschaft und Sicherheit

Die Person, die das Unternehmen erstellt, wird dessen Inhaber*. Die Inhaber-Rolle ist die höchste Kontrollebene und sollte auf vertrauenswürdige Personen beschränkt bleiben, da sie Abrechnung und Einstellungen ändern kann.

Für die Account-Sicherheit gilt:

• Verwenden Sie starke Passwörter und aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA/MFA)*.
• Laden Sie nur Personen ein, denen Sie vertrauen.
• Überwachen Sie die [Genehmigungs-Queue](/docs/approval-queue) auf ungewöhnliche Aktivitäten.
• Halten Sie Ottili Auth als einzigen Identitätsnachweis – Passwörter, Sessions und MFA werden zentral dort geprüft.

Details zu Kontoschutz, Mandanten-Isolation und Audit-Logs finden Sie unter [Konto- und Datensicherheit](/docs/account-and-data-security).

Freigaben und Genehmigungs-Queue

Sensible, nach außen gerichtete oder risikoreiche Aktionen laufen über die Genehmigungs-Queue* (Approval Queue). Eine Aktion wird dort zur menschlichen Freigabe vorgelegt, bevor sie ausgeführt wird – das gilt auch für Ottili AI, die keine genehmigungspflichtige Aktion ohne Bestätigung ausführt. Administratoren überwachen die Queue und genehmigen oder lehnen Anträge im Unternehmenskontext ab. Siehe [Genehmigungs-Queue](/docs/approval-queue).

Unternehmen wechseln

Gehören Sie zu mehr als einem Unternehmen, wechseln Sie über den Unternehmenswechsler* in der oberen Leiste. Das Dashboard lädt daraufhin mit dem Kontext des gewählten Unternehmens neu; Module, Integrationen, Credits und Berechtigungen werden unternehmensspezifisch ausgewertet. Legen Sie bei Bedarf ein bevorzugtes Unternehmen fest, damit beim Anmelden der passende Workspace geladen wird.

Mandantengrenzen und Datenschutz

Ottili ONE ist unternehmensbezogen. Jedes Geschäftsobjekt – Datensätze, Module, Integrationen, Dateien, Credits und KI-Kontext – gehört zu genau einem Unternehmen*, und dieses Unternehmen ist die Mandantengrenze (company_id). Die Isolation wird aus dem verifizierten Token abgeleitet und deny-by-default durchgesetzt; sie wird nicht aus einer Mitgliedschaft, einem Standardwert oder einer Eingabe abgeleitet.

Folgen für die Administration:

• Ein Mitglied sieht nur das Unternehmen, in dem es aktiv ist.
• Daten eines Unternehmens sind für ein anderes nicht sichtbar.
• Abfragen über Unternehmensgrenzen hinweg sind auf reine Superadmin-Vorgänge beschränkt.

Statusstufen verstehen

Einzelne Produktfunktionen durchlaufen definierte Reifestufen. Jede Fähigkeit trägt eines dieser Status-Labels:

• Live* – verfügbar und für alle berechtigten Unternehmen unterstützt.
• Beta* – öffentlich verfügbar in einem Vorabstadium; kann sich noch ändern.
• Private Beta* – für eine eingeladene Gruppe verfügbar.
• In Development* – wird aktiv gebaut, noch nicht verfügbar.
• Planned* – angenommen und eingeplant, noch nicht begonnen.
• Concept* – eine frühe Idee in Prüfung.

Administratoren sollten bei der Planung von Modulen und Automatisierungen das jeweilige Status-Label beachten.

Best Practices für Administratoren

• Halten Sie Unternehmens-Stammdaten aktuell.
• Weisen Sie die niedrigste passende Rolle zu und prüfen Sie Rollen regelmäßig.
• Entziehen Sie ehemaligen Mitgliedern umgehend den Zugriff.
• Aktivieren Sie 2FA/MFA für alle Mitglieder mit erweitertem Zugriff.
• Überwachen Sie die Genehmigungs-Queue auf ungewöhnliche Aktivitäten.

Verwandte Artikel

• [Unternehmen und Team](/docs/company-and-team) – Mitglieder einladen, Rollen zuweisen, Unternehmen wechseln.
• [Rollen und Berechtigungen](/docs/roles-and-permissions) – das vollständige Berechtigungsmodell und die KI-Reichweite.
• [Konto- und Datensicherheit](/docs/account-and-data-security) – Kontoschutz, Mandanten-Isolation und Audit-Logs.
• [Genehmigungs-Queue](/docs/approval-queue) – menschliche Freigabe sensibler Aktionen.
• [Workspace und Module](/docs/workspace-and-modules) – wie Module an den Unternehmenskontext gebunden werden.