Überblick
Die Teamverwaltung* ist der laufende Betrieb des Unternehmens-Teams in Ottili ONE. Während [Unternehmensverwaltung](/docs/company-administration) die Stammdaten, Inhaberschaft und Mandantengrenzen behandelt, beschreibt dieser Artikel den Lebenszyklus der Teammitglieder: Einladen, Rollen zuweisen, Status ändern, sperren, reaktivieren und entfernen.
Teammitglieder werden über Einstellungen → Team* in der [Ottili Console](https://ottili.one/console) verwaltet. Die Verwaltung teilt sich mit dem [Workspace](https://dashboard.ottili.one) denselben Ottili-Auth-Login und denselben Unternehmenskontext. Nur Mitglieder mit der Rolle Owner* (Inhaber) oder Admin* sehen die vollständigen Team-Verwaltungsfunktionen.
Das Team öffnen
1. Melden Sie sich über [Ottili Auth](/docs/account-and-login) an.
2. Öffnen Sie in der oberen Leiste den Unternehmenswechsler* (Gebäude-Symbol) und wählen Sie das Zielunternehmen.
3. Gehen Sie auf Einstellungen → Team*.
Dort sehen Sie alle Mitglieder des Unternehmens, deren Rolle und Status sowie Aktionen zum Einladen, Ändern und Entfernen. Eine Einführung in die Oberfläche bietet [Ottili Console navigieren](/docs/navigate-ottili-console).
Mitglieder einladen
Nur Owner* und Admin* dürfen Teammitglieder einladen. Der vollständige Ablauf – von der E-Mail-Einladung über die Rollenauswahl bis zur Annahme – ist unter [Teammitglied einladen](/docs/invite-a-team-member) beschrieben.
Kurzfassung:
1. Öffnen Sie Einstellungen → Team*.
2. Klicken Sie auf Mitglied einladen*.
3. Geben Sie die E-Mail-Adresse* ein.
4. Wählen Sie die Rolle* für das neue Mitglied.
5. Klicken Sie auf Einladung senden*.
Die eingeladene Person erhält eine E-Mail mit einem persönlichen Einladungslink. Über diesen Link nimmt sie die Einladung an und wird dem Unternehmen zugeordnet.
Mitgliederstatus
Jedes Mitglied hat einen Status, der seinen Zugriff widerspiegelt:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Aktiv* | Vollständiger Zugriff gemäß zugewiesener Rolle. |
| Eingeladen* | Einladung versendet, noch nicht angenommen (pending). |
| Gesperrt* | Zugriff temporär entzogen, Konto bleibt erhalten. |
| Entfernt* | Kein Zugriff mehr auf das Unternehmen; Mitgliedschaft beendet. |
Einladungslebenszyklus
Eine Einladung durchläuft klare Stufen:
- Ausstehend (pending)* – versendet, noch nicht angenommen.
- Angenommen (accepted)* – die Person ist dem Unternehmen beigetreten.
- Abgelaufen (expired)* – Einladungslinks sind zeitlich begrenzt und laufen nach 7 Tagen* ab.
Ist eine Einladung abgelaufen oder nicht zugestellt worden, senden Sie sie über Einstellungen → Team* erneut. Eine neue Einladung ersetzt die alte und startet den 7-Tage-Zeitraum neu.
Rollen zuweisen
Der Zugriff wird über fünf Rollen gesteuert, die an Berechtigungen gebunden sind:
| Rolle | Verwaltungsumfang |
|---|---|
| Owner* (Inhaber) | Volle Kontrolle – Abrechnung, Module, Einstellungen, Team. Immer mindestens ein Owner vorhanden. |
| Admin* | Mitglieder einladen, Zugriff, Module, Einstellungen und Freigaben verwalten. |
| Manager* | CRM, Bestand und Automatisierung, ohne unternehmensweite Einstellungen zu ändern. |
| Employee* (Mitarbeiter) | Arbeit innerhalb der Module, ohne Unternehmens-Einstellungen zu ändern. |
| Viewer* (Betrachter) | Nur-Lesen-Zugriff auf Unternehmensdaten und -module. |
Nur Owner und Admins dürfen Rollen ändern. Weisen Sie die niedrigste Rolle zu, die zu den Aufgaben passt. Das vollständige Berechtigungsmodell beschreibt [Rollen und Berechtigungen](/docs/roles-and-permissions).
Rollen und Zugriff ändern
So ändern Sie Rolle oder Status eines Mitglieds:
1. Öffnen Sie Einstellungen → Team*.
2. Wählen Sie das betreffende Mitglied.
3. Ändern Sie die Rolle* über das Rollenmenü (erfordert Owner oder Admin).
4. Speichern Sie die Änderung.
Die neue Rolle greift sofort: Das Mitglied sieht ab sofort nur noch die Module, Daten und Aktionen, die seiner Rolle entsprechen. Bereits laufende Sitzungen werden an den neuen Berechtigungsumfang angepasst.
Mitglieder sperren und reaktivieren
Sperren Sie den Zugriff, wenn ein Mitglied vorübergehend keine Berechtigung mehr haben soll, das Konto aber erhalten bleiben muss – etwa bei Urlaub, Elternzeit oder einem laufenden Wechsel:
1. Öffnen Sie Einstellungen → Team*.
2. Wählen Sie das Mitglied und setzen Sie den Status auf Gesperrt*.
Ein gesperrtes Mitglied kann sich nicht mehr anmelden; seine Daten und Zuordnungen bleiben erhalten. Über denselben Weg setzen Sie den Status wieder auf Aktiv* und reaktivieren den Zugriff.
Mitglieder entfernen
Entfernen Sie Mitglieder, sobald sie das Unternehmen verlassen, damit kein Zugriff bestehen bleibt:
1. Öffnen Sie Einstellungen → Team*.
2. Wählen Sie das Mitglied und entfernen Sie es aus dem Unternehmen.
Ein entferntes Mitglied verliert den Zugriff sofort. Die zugehörigen Datensätze und Aktivitäten bleiben im Unternehmenskontext erhalten, damit Historie und Audit-Logs vollständig bleiben. Diese Handlung ist nur für Owner und Admins verfügbar.
Sicherheit im Team
Gute Teamverwaltung ist ein zentraler Sicherheitshebel:
- Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA/MFA)* für alle Mitglieder mit erweitertem Zugriff aktivieren.
- Geringste Rechte*: weisen Sie die niedrigste passende Rolle zu und prüfen Sie Rollen regelmäßig.
- Ehemalige Mitglieder umgehend entfernen*, sobald sie das Unternehmen verlassen.
- Genehmigungs-Queue überwachen*: sensible, nach außen gerichtete oder risikoreiche Aktionen laufen über die [Genehmigungs-Queue](/docs/approval-queue) und erfordern menschliche Freigabe.
- Ottili Auth als alleinigen Identitätsnachweis* beibehalten – Passwörter, Sessions und MFA werden zentral dort geprüft.
Details zu Kontoschutz, Mandanten-Isolation und Audit-Logs finden Sie unter [Konto- und Datensicherheit](/docs/account-and-data-security).
Best Practices für Teamadministratoren
- Laden Sie nur Personen ein, denen Sie vertrauen.
- Weisen Sie Rollen nach Verantwortung zu, nicht nach Hierarchie.
- Prüfen Sie regelmäßig: Wer hat Zugriff, und ist der Status noch korrekt?
- Stornieren Sie ausstehende Einladungen, die nicht mehr gültig sind.
- Entziehen Sie ehemaligen Mitgliedern umgehend den Zugriff.
- Aktivieren Sie 2FA/MFA für alle Mitglieder mit erweitertem Zugriff.
Fehlerbehebung
Einladung nicht erhalten
- Prüfen Sie, ob die E-Mail-Adresse korrekt eingegeben wurde.
- Bitten Sie die Person, den Spam- oder Junk-Ordner zu prüfen.
- Senden Sie die Einladung über Einstellungen → Team* erneut.
Einladung abgelaufen
- Einladungen laufen nach 7 Tagen ab.
- Senden Sie eine neue Einladung, um den Prozess neu zu starten.
Rolle lässt sich nicht ändern
- Nur Owner und Admins dürfen Rollen ändern – prüfen Sie Ihre eigene Rolle im aktuellen Unternehmenskontext.
- Stellen Sie sicher, dass Sie im richtigen Unternehmen arbeiten (Unternehmenswechsler).
Gesperrtes Mitglied kann sich nicht anmelden
- Das ist der erwartete Zustand einer Sperre. Setzen Sie den Status über Einstellungen → Team* wieder auf Aktiv*, um den Zugriff zu reaktivieren.
Verwandte Artikel
- [Unternehmensverwaltung](/docs/company-administration) – Stammdaten, Inhaberschaft, Mandantengrenzen.
- [Teammitglied einladen](/docs/invite-a-team-member) – der vollständige Einladungsablauf.
- [Unternehmen und Team](/docs/company-and-team) – Grundlagen zu Unternehmen, Team und Wechsel.
- [Rollen und Berechtigungen](/docs/roles-and-permissions) – das vollständige Berechtigungsmodell und die KI-Reichweite.
- [Konto- und Datensicherheit](/docs/account-and-data-security) – Kontoschutz, Mandanten-Isolation und Audit-Logs.
- [Genehmigungs-Queue](/docs/approval-queue) – menschliche Freigabe sensibler Aktionen.
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